Le fonctionnement du logiciel est simple : les messages étant stockés dans une base de données SQL, ils sont enregistrés et restaurés en toute simplicité ; aucun outil de sauvegarde spécifique à Exchange n'est nécessaire.

Il est possible de répartir les messages dans plusieurs bases de données : les temps de réponse sont donc beaucoup plus rapides.

GFI MailArchiver compresse et décompresse les pièces jointes à la volée, ce qui augmente considérablement les capacités de stockage. De plus, SQL Server permet d'économiser jusqu'à 80 % d'espace supplémentaire par rapport aux fichiers PST.